Нужно всем зайти в деканат и написать заявление:
Ректору ИрГТУ
И. М. Головных
от студента группы ______
___ФИО(полностью)___
Заявление
Прошу предоставить мне каникулярный отпуск в размере 8-ми недель без выплаты государственной стипендии.
дата,подпись
Что-то типо этого.